Die Antragsvorbereitung beginnt damit, dass sich der Antragsteller umfassend informiert und Kontakte zu Ansprechpartnern und Beratungseinrichtungen aufbaut. Dabei sollte möglichst frühzeitig der interne Informations- und Kommunikationsfluss organisiert werden.

Die folgenden Schritte können unternommen werden:

• Einschlägiges Informationsmaterial zur EU-Förderpolitik im allgemeinen und zum spezifischen Fördergebiet im speziellen beschaffen (Bücher, Lose-Blatt-Sammlungen, EU-Dokumente, Fachzeitschriften, Forschungsberichte, Ergebnisse von Tagungen etc.). Zu beachten ist, dass die Informationsmaterialien vielfach über EU-Datenbanken recherchiert werden können und zum Teil auch in Form von CD-Roms vertrieben werden.

• Mailing-Listen der Europäischen Kommission, der EU-Beratungsstellen, der Technischen-Hilfe-Büros und anderer EU-Fachberatungsstellen beschaffen und sich ggf. auf die Verteiler dieser Einrichtung aufnehmen lassen.

• Internetangebote der Europäischen Kommission und der Beratungseinrichtungen regelmäßig einsehen.

• Leitfäden, Ausschreibungsunterlagen, Kompendien etc. bei den zuständigen Stellen rechtzeitig besorgen. Sie können meist im Internet abgerufen werden. Ggf. bei Partnereinrichtungen und anderen Organisationen in EU-Nachbarländern Informationen und Erfahrungen über Projekte einholen, die in der Vergangenheit von der EU gefördert wurden.

• Info-Veranstaltungen besuchen, die von der Kommission oder den Technischen-Hilfe-Büros angeboten werden.

• Effektive interne Informations- und Austauschstrukturen ("jour fixe", Arbeitsgruppen, Informationsumlauf etc.) einrichten; in großen Verbänden sollte eine effektive interne Koordinierung stattfinden, um Doppelanträge zu vermeiden bzw. um gegenseitige Konkurrenz in sinnvolle Synergie zu verwandeln.

• Persönliche Kontakte zu EU-Beratungszentren, Ministerien, Kammern, EU-Referenten der Verbände, Universitäten, Bildungseinrichtungen, Consulting-Firmen, Europareferenten, etc. herstellen.

Grundsätzlich:

Die genannten Punkte sind auf das Projekt und die spezifischen Bedingungen des Antragstellers anzupassen und sollten so frühzeitig und so systematisch wie möglich konzipiert und durchgeführt werden.

Die rechtzeitige Informations- und Kontaktaufnahme ist notwendig, da die Ausschreibungsfristen der Kommission i.d.R. sehr kurz sind. Als Faustregel gilt: eine gute Vorbereitung für ein EU-Projekt kann durchaus 6-12 Monate in Anspruch nehmen!