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Antragstellung

  1. Allgemeine Hinweise
  2. Checkliste: 10 Punkte, die bei der Antragstellung zu beachten sind
  3. Musterantrag im Überblick

Allgemeine Hinweise

Antragsberechtigung: Antragsteller bzw. Projektträger können unterschiedlich sein

  • Unternehmen,
  • nichtstaatliche Verbände,
  • private und öffentliche Einrichtungen,
  • nichtstaatliche gemeinnützige Organisationen, Vereine und Wohlfahrtsverbände, insbesondere Träger sozialer Dienste und Einrichtungen bzw. Akteure der Sozialwirtschaft (u.a. Genossenschaften und Gegenseitigkeitsgesellschaften, gGmbHs etc.),
  • Behinderteneinrichtungen, Pflegedienste, Rehabilitationszentren,
  • Arbeitgeber- und Gewerkschaftsorganisationen,
  • Ausbildungs-, Beratungs- und Beschäftigungseinrichtungen,
  • Schulen, Fachhochschulen und Universitäten,
  • Forschungszentren oder andere Bildungseinrichtungen.

Wichtig:

Vorarbeiten am Projektantrag: Erstellen einer Projektskizze

Bevor die offiziellen Antragsformulare ausgefüllt werden, empfiehlt es sich, eine Projektskizze zu erstellen, aus der

  • die Zielsetzung des Projekts,
  • die methodische Umsetzung,
  • der besondere europäische Mehrwert,
  • die Maßnahmen zur Evaluierung der Projektergebnisse hervorgehen.

Bei der Erstellung der Projektskizze empfiehlt es sich, die im Antragsformular und im Leitfaden genannten spezifischen Anforderungen an die zu fördernden Maßnahmen sehr genau zu berücksichtigen.

Wichtig: Die Projektskizze sollte kurz und verständlich sein. Sie soll dazu beitragen, die eigenen Gedanken zu ordnen und die Projektidee für Dritte nachvollziehbar machen.

Feedback-Schleife: Evaluierung der Projektidee

Kontaktaufnahme zu Beratungseinrichtungen (Technische-Hilfe-Büros, nationale Koordinierungsstellen, Beratungsagenturen, zuständige Bundes- und Länderministerien, Kommissionsdienststellen, Consultants, etc.) und Erläuterung der Projektskizze. Ziel ist, eine vorläufige Evaluierung der Projektidee zu erhalten, um den Antrag so präzise möglich auf die Fördervorgaben (d.h. Zielgruppe, Antragsberechtigte, allgemeine Förderphilosophie, spezifische Förderkriterien, Art der förderungswürdigen Maßnahmen, etc.) zuzuschneiden. Erst nach der Diskussion, Beurteilung und ggf. Korrektur der Projektskizze sollte die eigentliche Bearbeitung der Antragsunterlagen beginnen.

Kooperationsparter: Herstellen einer funktionsfähigen Partnerschaft

Suche nach geeigneten Kooperationspartnern (lokal, regional, auf Bundes- und/oder EU-Ebene und/oder in Drittstaaten) sofern dies im Rahmen der Antragstellung erforderlich ist.

Ausnahme: Im Rahmen der Gemeinschaftsinitiativen sind die Technischen-Hilfe-Büros nach der erfolgten Bewilligung eines Projekts bei der Partnersuche behilflich.

Die Suche nach geeigneten Projektpartnern in europäischen Nachbarländern wird sowohl inhaltlich (Projektkonzeption, Aufgabenverteilung, Kompetenzen etc.) als auch gemessen am damit verbundenen Aufwand (Reise- und Telefonkosten, Sprachen, Übersetzungen etc.) vielfach unterschätzt. Oft wird sie nur als die Erfüllung eines formalen Förderkriteriums betrachtet. Dabei wird übersehen, dass die EU die Herstellung einer funktionstüchtigen, regional ausgewogenen und einen innovativen Ansatz versprechenden Partnerschaft zwischen Einrichtungen in verschiedenen europäischen Staaten in vielen Fällen als eine wesentliche Voraussetzung für eine Förderung betrachtet.

Die Partnersuche sollte daher sorgfältig vorbereitet und durchgeführt werden. Schon bestehende grenzüberschreitende Kontakte und Erfahrungen im Umgang mit Einrichtungen und Personen in anderen europäischen Staaten sind von Vorteil (Stichwort: Sprachkenntnisse, interkulturelle Kommunikation, Definition von Begriffen, etc.). Die Einrichtung einer Partnerschaft sollte eine klare Regelung der Zuständigkeiten und der finanziellen Verpflichtungen beinhalten. Es empfiehlt sich der Abschluss eines Kooperationsvertrags, in dem die Einzelheiten der Zusammenarbeit schriftlich fixiert sind. Die EU machte den Abschluss eines solchen Vertrags vielfach zur Voraussetzung für eine Förderung.

Antragsunterlagen: Sorgfalt und Vollständigkeit des Projektantrags

Die Bearbeitung der Antragsunterlagen sollte äußerst sorgfältig vorgenommen werden. Anträge haben nur dann eine realistische Chance auf eine EU-Förderung, wenn sie vollständig und unterschrieben sind sowie vor Ablauf der Antragsfrist bei der zuständigen Stelle eingehen. Formale Fehler bei der Antragstellung oder unvollständige Antragsunterlagen sind vor dem Hintergrund der Vielzahl der eingereichten Anträge ein "willkommener Anlass", um einen Antrag nicht zu bearbeiten bzw. abzulehnen.

Die formalen Vorgaben hinsichtlich der Antragstellung (Antragsfrist, Antragsform, Anschrift, Unterschrift, Bankangaben, Anzahl der Kopien, etc.) und inhaltlichen (z.B. europäischer Mehrwert, Innovation, methodischer Ansatz, Zielgerichtetheit, Ergebnisprüfung, Multiplikatoreffekt, öffentliche Wirksamkeit, etc.) sollten daher so präzise wie möglich eingehalten werden. Verbesserungen oder das Nachreichen von Unterlagen sind in der Regel ausgeschlossen. Wird ein Antrag persönlich abgegeben, sollte um die Ausstellung einer Empfangsbestätigung gebeten werden. Ansonsten empfiehlt sich die Antragstellung per Einschreiben.

Evaluation: wissenschaftliche Begleitung der Maßnahmen

Bei vielen EU-Ausschreibungen ist eine wissenschaftliche Begleitung der Projektmaßnahmen erforderlich oder wünschenswert. Zu diesem Zweck sind bereits bestehende Verbindungen zu Hochschulen, Fachhochschulen oder Forschungsinstituten dienlich. Auf jeden Fall sollte die wissenschaftliche Begleitung oder Evaluation durch einen Wissenschaftler im Projekthaushalt vorgesehen werden. Falls sie unentgeltlich (z. B. in Form einer Diplom- oder Doktorarbeit unter Aufsicht eines Wissenschaftlers) erbracht wird, sollte dies entsprechend angegeben werden.

Checkliste: 10 Punkte, die bei der Antragstellung zu beachten sind

    • Termin einer Ausschreibung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften (zum Teil sind diese auch im Bundes- oder Staatsanzeiger veröffentlicht) frühzeitig in Erfahrung bringen. Verschiedene EU-Förderungen verfügen über ständige Antragsmöglichkeiten ohne feste Fristen. Anfordern der Leitlinien/Vademecums und, falls vorhanden, der Antragsformulare.
    • Ansprechpartner hierfür sind die Europäische Kommission, die zwischengeschalteten nationalen Behörden, die nationale Koordinierungsstellen, die Technischen-Hilfe-Büros, die EU-Vertretungen der Wohlfahrtsverbände und die Bank für Sozialwirtschaft in Brüssel.
    • Genaues Durcharbeiten der Leitlinien und der Antragsformulare.
    • Einigung mit den transnationalen und/oder nationalen, regionalen, lokalen Partnern über die Rollenverteilung und Zuständigkeiten bei der Projektdurchführung.
    • Ausfüllen der Formulare mit Computer; formlose Antragstellung, falls keine Antragsformulare vorgesehen sind.
    • Erstellen eines realistischen, auf den Vorgaben der EU beruhenden Kosten- und Finanzierungsplans, der alle Ausgaben und Einnahmen des Projekts berücksichtigt.
    • Nachweis der Kofinanzierung durch Eigenmittel, nationale Fördermittel und/oder Zuschüsse von Dritten (Unternehmen, Stiftungen, Spenden, etc.).
    • Zusammenfassung des Projektes in Englisch oder Französisch auf 1-2 Seiten. Diese Zusammenfassung sollte sehr sorgfältig ausgearbeitet werden, da sie oftmals als Grundlage für die Vorauswahl dient.
    • Partnerschaftserklärungen (sog. Letter of Intent) und Unterschriften der transnationalen und/oder nationalen, regionalen, lokalen Partner besorgen, falls diese erforderlich sind.
    • Der vollständig in Maschinenschrift ausgefüllte und unterschriebene Antrag wird mit allen erforderlichen Anlagen und mit der vorgeschriebenen Anzahl der Kopien per Post bei der zuständigen Stelle eingereicht. In den meisten Fällen ist das Datum des Poststempels ausschlaggebend. Eine Antragstellung per Fax wird meistens nicht akzeptiert. In manchen Fällen ist die Antragstellung per E-mail oder per Diskette zusätzlich zur Papierversion möglich. 

Musterantrag im Überblick

Die offizielle Standardform für einen Antrag auf Zuschussgewährung findet sich in Anhang I des Leitfadens für die Verwaltung von Finanzhilfen der Europäischen Kommission.

Projektzusammenfassung (auf deutsch sowie englisch oder französisch):

  • Projektbezeichnung,
  • Tätigkeitsbereich und Zielsetzung,
  • beteiligte Partnereinrichtung(en),
  • Projektlaufzeit,
  • Gesamtkosten in Euro (oder in der Landeswährung).

Projektkenndaten:

  • Identität des hauptverantwortlichen Projektpartners einschließlich Name, Titel und Funktion der für den Antrag verantwortlichen Person,
  • Name der antragstellenden Organisation (mit Abkürzung),
  • Anschrift des Hauptsitzes der antragstellenden Organisation,
  • Telefon-, Fax- und E-Mailnummer,
  • Name des Verantwortlichen der Organisation,
  • Gründungsdatum, rechtlicher Status und Datum der Registrierung der Organisation,
  • Anzahl und Qualifikation der ständigen Mitarbeiter,
  • Mitgliedschaft in bzw. Zugehörigkeit zu anderen europäischen oder internationalen Organisationen,
  • Nachweis von einschlägigen Arbeitserfahrungen im Rahmen von anderen europäischen Projekten und/oder im Rahmen von anderen transnationalen Partnerschaften,
  • Darstellung und Aufgaben der beteiligten Partnerorganisationen.

Zeitplan:

  • detaillierte Auflistung der Aufgaben pro Partner pro Monat,
  • Zeiträume und Daten angeben für die Vorbereitung des Projektes, die Durchführung von bestimmten Projektmaßnahmen, das Abhalten von Seminaren, das Verfassen von Zwischen- und Endberichten, die Erstellung von Abrechnungen, die Durchführung von Evaluierungsmaßnahmen etc.

Projektergebnisse:

  • Auflistung der zu erwartenden Ergebnisse gemäß der vorgegebenen Erfolgsmaßstäbe bzw. Leistungsindikatoren,
  • Erläuterung der quantitativen und qualitativen Evaluierungsmethoden,
  • Maßnahmen zur Verbreitung der Projektergebnisse (Publikationen, Öffentlichkeitsarbeit, Datenbanken, Website im Internet, Seminare, Konferenzen, etc.).

 Partnerschaftserklärungen bei transnationalen Projekten:

  • Erklärung der Partnerprojekte unter Nennung des Projektnamens,
  • Herkunftsland der beteiligten Organisationen,
  • Name und Anschrift der beteiligten Organisationen,
  • Namen der Ansprechpartner und Verantwortlichen,
  • detaillierte Darstellung der Zusammenarbeit (z.B. gemeinsames Erarbeiten eines   Konzepts, Umsetzung konkreter Projektteile in den Partnerorganisationen, gemeinsame Veranstaltungen etc.),
  • Unterschriften der Verantwortlichen in den Partnerorganisationen.

Finanzen:

  • detaillierter Kosten- und Finanzierungsplan, gemäß den Vorgaben der EU,
  • falls erforderlich Bankbürgschaft in Höhe der ersten Auszahlungstranche der Kommission,
  • falls erforderlich Verpflichtungserklärung für die finanzielle Beteiligung von Dritten,
  • Bestätigung der kofinanzierenden Stelle, dass die Gelder bewilligt sind oder zumindest in Aussicht gestellt werden können.

Kopien und Dokumente:

  • Antrag in erforderlicher Anzahl,
  • Satzung der federführenden Organisation,
  • Jahresberichte und Bilanzen der letzten 1-3 Jahre gemäß den Erfordernissen der   Ausschreibung,
  • Lebensläufe von Projekt-Koordinatoren und -mitarbeitern,
  • Partnerschaftserklärungen.

 

Einzelpersonen können grundsätzlich keine Anträge stellen.